W pełni wyposażona sala konferencyjna to podstawa każdego spotkania o charakterze biznesowym. Decydując się na jej wynajęcie, musisz zwrócić uwagę na to, co się znajduje na miejscu, a co będziesz musiał zorganizować we własnym zakresie. Postaw na salę konferencyjną, która oferuje dogodny pakiet usług, aby nie martwić się niczym, oprócz przygotowania prezentacji i ewentualnych upominków dla gości. Podpowiadamy, jak przystosować salę na konferencję.
Co powinna zawierać dobra sala konferencyjna?
W zależności od tego, jakie spotkanie organizujesz – konferencję, szkolenie, prezentację, spotkanie biznesowe czy rekrutację – możesz potrzebować innego wyposażenia. Zwróć uwagę na to, czy wybrana sala konferencyjna zapewni Ci wszystko, czego potrzebujesz.
W sali konferencyjnej powinny znajdować się:
wygodne umeblowanie,
niezbędne wyposażenie techniczne,
dobre oświetlenie i nagłośnienie.
Dobrze przygotowana sala konferencyjna prezentuje się perfekcyjnie już od samego progu. Estetyczny wygląd zapewnią jej harmonijnie ustawione stoły i krzesła oraz stonowana kolorystyka. Meble powinny być jak najbardziej ergonomiczne (odpowiednio dostosowane do kręgosłupa). To ważne zwłaszcza w przypadku wielogodzinnych konferencji. Należy dokładnie przemyśleć, jakie ustawienie stołów i krzeseł najlepiej wybrać i które będzie najbardziej dopasowane do charakteru wydarzenia. Warto umożliwić uczestnikom spotkania notowanie czy korzystanie z laptopów. Sala konferencyjna powinna być klimatyzowana i odpowiednio duża, aby Twoi goście czuli się w niej komfortowo. Przed spotkaniem, warto pomieszczenie dokładnie przewietrzyć. Dobrze, jeśli do dyspozycji gości jest szatnia, w której mogą zostawić torby i okrycia wierzchnie.
Warto skorzystać z sali konferencyjnej, która zostanie indywidualnie przygotowana do potrzeb prowadzonego szkolenia, spotkania z kontrahentami lub rekrutacji.
Wyposażenie techniczne sali konferencyjnej
Kluczowym wyposażeniem sali konferencyjnej jest sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia wystąpień, prezentacji i projekcji. Zaplecze techniczne, jakie powinna zapewnić dobra sala konferencyjna to przede wszystkim:
- projektor,
- ekran do wyświetlania prezentacji,
- flipchart,
- oświetlenie,
- dostęp do bezprzewodowego łącza internetowego.
Należy pamiętać, że obecnie spotkania biznesowe odbywające się w salach konferencyjnych, najczęściej wymagają również zdalnego połączenia z wybranymi pracownikami z wykorzystaniem narzędzi do wideokonferencji. W tym przypadku konieczne jest również szybkie i stabilne połączenie internetowe, najlepiej światłowodowe.
Nawet jeśli w sali konferencyjnej znajduje się nowoczesny sprzęt, który jest Ci potrzebny do przeprowadzenia spotkania, wcześniej musisz sprawdzić, czy wszystko jest sprawne i płynnie działa. Sprawdź, czy laptop ma łączność z Internetem, czy rzutnik podłączony jest do laptopa, czy Twoja prezentacja otwiera się na innym systemie operacyjnym niż ten, na którym ją tworzyłeś.
Zadbaj o posiłki i napoje dla swoich gości
Jeśli planujesz całodniowe spotkanie, wybierz salę konferencyjną, która daje możliwość zorganizowania cateringu. Kawa, herbata i przekąski to standard profesjonalnie zorganizowanej konferencji lub szkolenia. Warto przy tym zaznaczyć, że posiłki najlepiej serwować w innym pomieszczeniu, niż bezpośrednio w sali konferencyjnej. Nie jest bowiem wskazane jedzenie w sali, w której odbywa się konferencja. Zapach dań obiadowych może rozpraszać i negatywnie wpływać na samopoczucie gości.
Beyond Office oferuje atrakcyjne sale konferencyjne na kameralne spotkania w samym sercu Warszawy. Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się więcej: https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
