Wirtualna recepcja, nazywana też wirtualnym sekretariatem lub e-sekretariatem to nowoczesna usługa, wchodząca w zakres wirtualnego biura. Oprócz adresu do rejestracji firmy w prestiżowej lokalizacji można skorzystać z profesjonalnej obsługi sekretarskiej, polegającej m.in. na odbieraniu przesyłek pocztowych, rezerwacji sali konferencyjnej czy telefonicznej obsłudze klienta. Wyjaśniamy, na czym polega funkcjonowanie wirtualnej recepcji oraz jakie są jej zalety.
Czym jest wirtualna recepcja?
Korzystanie z usług
wirtualnej recepcji polega na powierzeniu zewnętrznej firmie prowadzenie recepcji. Z takiego rozwiązania korzysta coraz więcej lekarzy, kosmetologów czy fryzjerów, ale też przedsiębiorców z innych branż. Nie trzeba tworzyć nowego stanowiska dla recepcjonisty. Wykwalifikowany asystent z zewnętrznej firmy, po odpowiednim przeszkoleniu, zajmie się odbieraniem telefonów i umawianiem wizyt. Wiąże się to ze znacznym obniżeniem kosztów w porównaniu z prowadzeniem tradycyjnej recepcji.
Mianem
wirtualnej recepcji określa się również specjalne programy, które umożliwiają automatyczną obsługę gości hotelowych, pacjentów czy klientów biznesowych bez udziału pracowników recepcji. Osoby zainteresowane pobytem, spotkaniem lub wizytą lekarską meldują się, wymeldowują, umawiają termin za pośrednictwem specjalnej strony internetowej lub aplikacji.
Jak w praktyce działa e-recepcja?
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na usługę e-recepcji w ramach
wirtualnego biura w Warszawie otrzymuje dedykowany numer telefonu lub następuje przekierowanie połączeń z jego własnego numeru. Asystent lub asystentka przechodzi odpowiednie szkolenie, aby bez problemu móc odpowiadać na podstawowe pytania związane z działalnością firmy oraz umawiać spotkania. Należy pamiętać, że recepcjonista nie musi posiadać merytorycznej wiedzy, aby odpowiadać na skomplikowane pytania. W razie wątpliwości kontaktuje się ze zleceniodawcą, aby dowiedzieć się, jakiej odpowiedzi należy udzielić w bardziej złożonych sprawach. Z usługi
wirtualnej recepcji można skorzystać również tymczasowo, np. na okres urlopu. W tym czasie wszelkie telefony skierowane do nas zostaną odebrane przez asystenta, a my po powrocie otrzymamy listę osób, które chciały się z nami skontaktować.
W zależności od oferty
wirtualna recepcja może zajmować się takimi sprawami, jak:
- umawianie i odwoływanie wizyt,
- umawianie spotkań biznesowych,
- przekładanie terminów,
- udzielanie dodatkowych informacji, dotyczących oferowanych usług lub produktów.
Dla kogo usługa wirtualnej recepcji?
Usługa
wirtualnej recepcji może przynieść realne korzyści:
- firmom, które potrzebują wsparcia w obsłudze sekretarskiej, odbieraniu telefonów i maili, umawianiu wizyt, ale nie mają możliwości, aby zatrudnić asystentkę;
- firmom, które wykonują swoje usługi poza biurem i nie są w stanie na bieżąco odbierać telefonów czy odpowiadać na wiadomości mailowe;
- lekarzom, stomatologom, kosmetologom, fryzjerom, dietetykom, którzy potrzebują pomocy przy umawianiu wizyt;
- firmom, oferującym usługi hotelarskie lub inne formy wynajmu krótkoterminowego;
- właścicielom firm, którzy często uczestniczą w spotkaniach, przebywają w delegacjach i nie mogą odbierać telefonów;
- sklepom internetowym, które potrzebują pomocy w obsłudze klienta.
Zalety e-recepcji
- profesjonalna obsługa klientów bez konieczności posiadania tradycyjnej, stacjonarnej recepcji,
- usprawnienie procesu planowania spotkań,
- możliwość zautomatyzowania części czynności związanych z prowadzeniem działalności,
- redukcja kosztów związanych z zatrudnieniem pracowników na recepcji,
- oszczędność czasu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usługi wirtualnego biura, zapraszamy do kontaktu:
https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
