Obsługa korespondencji to podstawowa usługa, z jakiej skorzystasz w wirtualnym biurem. Listy adresowane do Twojej firmy zostaną odebrane przez pracowników wirtualnego biura, o czym zostaniesz natychmiast powiadomiony. Poczta jest archiwizowana na miejscu i bezpiecznie czeka na odbiór. Jeśli zależy Ci na tym, żeby jak najszybciej poznać treść korespondencji, możesz skorzystać z usługi skanowania dokumentów. Na miejscu wirtualnego biura Beyond Office masz dostęp do drukarki.
Jakie usługi oferuje wirtualne biuro?
Wirtualne biuro, nazywane też
e-biurem, swoją działalność opiera na udostępnianiu różnym firmom wirtualnego adresu do rejestracji działalności w urzędzie oraz użyczaniu skrzynki pocztowej. Usługa polega na obsłudze korespondencji przez wykwalifikowany personel. Przedsiębiorca decydujący się na współpracę z wirtualnym biurem, może mieć pewność, że jego przesyłki zostaną odebrane, a on otrzyma natychmiastowe powiadomienie. Dodatkowo można zdecydować się na opcję skanowania korespondencji – pracownik wirtualnego biura zeskanuje dla nas treść listu i prześle skan w wiadomości mailowej. Ponadto pod wirtualnym adresem można skorzystać z takich usług, jak: obsługa księgowa, pomoc w rejestracji spółki czy wynajem sali konferencyjnej.
Na czym polega obsługa korespondencji w wirtualnym biurze?
Przedsiębiorca, korzystający z usług wirtualnego biura, udziela jego pracownikom pełnomocnictwa pocztowego. Dzięki temu możliwa jest kompleksowa obsługa korespondencji. Podczas wizyty listonosza personel wirtualnego biura odbiera listy adresowane do klienta, a następnie przekazuje mu informację o rodzaju przesyłki i jej nadawcy. W tym momencie przedsiębiorca może zdecydować, czy chce otrzymać skan treści listu, czy może odebrać go w późniejszym terminie. Możliwe jest też wybranie usługi skanowania dokumentów w przypadku każdej korespondencji. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi tracić czasu na dojazdy do wirtualnego biura, a jednocześnie ma pełną wiedzę na temat otrzymywanej poczty.
Przesyłki odbierane przez pracowników wirtualnego biura przechowywane są w bezpiecznym miejscu z uwzględnieniem zasad ochrony danych osobowych. Przedsiębiorca może w dogodnym terminie odebrać je osobiście lub wysyła upoważnioną do tego osobę trzecią, o czym musi wcześniej poinformować pracowników biura. W przypadku spółki korespondencję może odebrać każdy z jej członków.
Kiedy warto zdecydować się na usługi drukowania i skanowania dokumentów?
Skanowanie dokumentów to wygodna opcja dla przedsiębiorców, którzy chcą skupić się na wykonywanej pracy i nie mają czasu na częste dojazdy do wirtualnego biura. To również dogodne rozwiązanie dla osób prowadzących biznes w Polsce, ale przebywających za granicą, na stałe lub w trakcie podróży. Skanowanie poczty jest przydatne nawet wtedy, gdy z biurem wirtualnym dzieli nas mniejsza odległość, np. drugi koniec miasta. Nie każdy może pozwolić sobie na częste opuszczanie stanowiska pracy.
Wirtualne biuro to w pełni wyposażona przestrzeń biurowa, zapewniająca wszystkie niezbędne sprzęty, w tym drukarkę. W przypadku obecności w wirtualnym biurze i konieczności powielenia ważnych dokumentów można skorzystać (za dodatkową opłatą) z usługi drukowania. Usługa ta przydatna jest również wtedy, gdy przedsiębiorca chce
zorganizować konferencję lub spotkanie biznesowe w wirtualnym biurze i musi wydrukować materiały dla zaproszonych osób.
Więcej na ten temat dowiesz się, kontaktując się z naszymi doradcami z Beyond Office w Warszawie:
https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
