Wirtualne biuro polega przede wszystkim na udostępnianiu adresu do rejestracji firmy oraz obsługi korespondencji. Większości przedsiębiorcom wydaje się, że wyposażenie biura nie ma większego znaczenia. Trzeba jednak mieć na uwadze, że w pewnym momencie prowadzenia działalności może pojawić się potrzeba zorganizowania spotkania i wynajęcia sali konferencyjnej. Jak powinno być wyposażone wirtualne biuro? Odpowiadamy.
Na czym polega usługa wirtualnego biura?
Usługa
wirtualnego biura polega na udostępnieniu przedsiębiorcy adresu do rejestracji firmy oraz skrzynki pocztowej. Biuro jest wirtualne tylko z nazwy. Jest to konkretny lokal lub budynek, wyposażony w niezbędny sprzęt biurowy i odpowiednio umeblowany. W wirtualnym biurze powinny znajdować się też sale konferencyjne, w których przedsiębiorcy mogą organizować spotkania biznesowe.
Sprawami przedsiębiorców zajmuje się wykwalifikowany personel biurowy. Podstawową usługą jest obsługa korespondencji. Pracownicy wirtualnego biura odbierają przesyłki adresowane do przedsiębiorcy i niezwłocznie wysyłają do niego powiadomienia. Dodatkowe usługi, z których można skorzystać w takim miejscu to, m.in.:
- skanowanie przesyłek pocztowych,
- wynajem sali konferencyjnej,
- obsługa księgowości,
- pomoc w rejestracji spółki,
- organizacja eventów firmowych.
Nie musisz od razu decydować się na wszystkie opcje. W każdym momencie możesz skorzystać z nich w trakcie współpracy z wirtualnym biurem, gdy pojawi się taka potrzeba.
Co znajduje się w wirtualnym biurze?
Wirtualne biuro to biuro z „krwi i kości”, otwarte od poniedziałku do piątku w określonych godzinach. Znajduje się w nim recepcja, gdzie odbierana jest korespondencja przychodząca do firm, wynajmujących wirtualne biuro. Przedsiębiorca odwiedzający wirtualne biuro czy to w celu odebrania korespondencji, czy też przeprowadzenia spotkania biznesowego, powinien mieć możliwość skorzystania z niezbędnego zaplecza socjalnego, takiego jak toaleta czy kuchnia.
O renomie wirtualnego biura świadczy obecność dobrze wyposażonej
sali konferencyjnej z odpowiednim sprzętem audiowizualnym i telekonferencyjnym. W takim pomieszczeniu powinny znaleźć się wygodne meble – krzesła i stoliki. Wynajmujący powinien mieć też możliwość przedstawienia prezentacji. Istotne jest również dobre nagłośnienie, właściwe oświetlenie oraz szybkie łącze internetowe. Podczas konferencji, szkoleń i innych wydarzeń firmowych przydają się również: tablica oraz przybory do pisania i rysowania. Mile widziana jest też przestrzeń wypoczynkowa przeznaczona do nieformalnych rozmów.
W kontekście ewentualnych spotkań biznesowych ważna jest też estetyka wnętrz w wirtualnym biurze. Wystrój powinien mieć spójny design. Kolorystyka różnych elementów wyposażenia musi ze sobą współgrać. W wirtualnym biurze powinien panować porządek i unosić się przyjemny zapach.
Czy wyposażenie wirtualnego biura ma znaczenie?
Wyposażenie wirtualnego biura to aspekt, na który warto zwrócić uwagę. Nawet gdy przedsiębiorca nie ma w najbliższym czasie w planach organizacji spotkań biznesowych, taka potrzeba może pojawić się w niedalekiej przyszłości. Aby zrobić dobre wrażenie na kliencie lub kontrahencie, warto zaprosić go do w pełni wyposażonej sali konferencyjnej zamiast do własnego mieszkania, kawiarni czy restauracji. W Beyond Office dodatkowo możesz skorzystać z profesjonalnej obsługi korespondencji – zapewnić swoim gościom napoje i przekąski, a także dogodny dojazd, dzięki lokalizacji wirtualnego biura na Woli, w pobliżu centrum Warszawy.
Więcej na ten temat dowiesz się, kontaktując się z naszymi doradcami z Beyond Office w Warszawie:
https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
