Sala konferencyjna to miejsce, w którym odbywają się różnorodne spotkania, m.in. szkolenia, spotkania z klientami, negocjacje czy rozmowy rekrutacyjne. Takie miejsce powinno znajdować się w dogodnej dla każdego lokalizacji, posiadać odpowiednie wyposażenie oraz komfortowe i estetyczne wnętrze. Przedstawiamy trzy najważniejsze cechy dobrej sali konferencyjnej, które pomogą Ci w dokonaniu najlepszego wyboru.
Dogodna lokalizacja
Wybierając salę konferencyjną, trzeba wziąć pod uwagę wiele czynników, z których jednym z najważniejszych jest jej lokalizacja. Musisz o tym pomyśleć już na samym początku, aby odpowiednio zawęzić krąg poszukiwań. Zapraszając klientów czy kontrahentów na spotkanie biznesowe, powinieneś zapewnić im wygodny i szybki dojazd na miejsce. Jeśli wśród uczestników konferencji są osoby spoza miasta czy zza granicy, wybierz salę konferencyjną zlokalizowaną blisko centrum miasta, z dogodnym dojazdem z dworca czy lotniska.
Prestiżowa lokalizacja ma też znaczenie wizerunkowe – zapraszając kontrahentów do sali konferencyjnej zlokalizowanej w nowoczesnym biurowcu, w niewielkiej odległości od centrum, dobrze prezentujesz się w ich oczach. Zaletą sali konferencyjnej w takim miejscu jest też możliwość zorganizowania czasu wolnego dla uczestników w przerwie czy też po zakończeniu spotkania. W pobliżu znajdują się liczne restauracje, sklepy, kina, teatry itd.
Odpowiednie wyposażenie
Dobra
sala konferencyjna powinna posiadać elementy, pozwalające na komfortowe przedstawienie prezentacji. Niezbędny jest nowoczesny sprzęt audiowizualny oraz telekonferencyjny. W profesjonalnej sali powinien znaleźć się rzutnik i ekran, na którym można wyświetlić przygotowane slajdy. Istotne jest również odpowiednie nagłośnienie, szybkie łącze internetowe oraz właściwe oświetlenie. Dobrym rozwiązaniem jest też dostęp do tradycyjnej tablicy do pisania i rysowania z użyciem markera.
Dobrze, jeśli w ramach wynajmu sali konferencyjnej mamy możliwość jej indywidualnego przygotowania do potrzeb organizowanego spotkania. Upewnij się, że wybrane miejsce dysponuje niezbędnym sprzętem i akcesoriami. Oferta Beyond Office jest elastyczna i pozwala na wybór kilku atrakcyjnych opcji, dzięki którym przeprowadzisz profesjonalne spotkanie w kameralnym gronie (dla 4-8 osób).
Komfortowa przestrzeń
Ważnym elementem pomieszczenia konferencyjnego jest duży stół, pozwalający na dostawienie dowolnej liczby wygodnych krzeseł. Istotna też jest odpowiednio duża przestrzeń, dostosowana do liczby uczestników, optymalna wentylacja i klimatyzacja. Jeśli wynajmiemy zbyt małą i ciasną salę, goście mogą nie czuć się w niej swobodnie. Z kolei zbyt duża sala w stosunku do liczby zaproszonych osób nie sprzyja integracji. Nie bez znaczenia jest też wystrój wnętrza – powinien być schludny i nowoczesny, ale minimalistyczny, aby nie odciągał uwagi od przedmiotu spotkania.
W komfortowej sali konferencyjnej lub tuż obok niej powinno znaleźć się miejsce, w którym przygotowany będzie niewielki bufet z przekąskami i napojami. Dobrze, jeśli wynajmując salę konferencyjną na cały dzień, możemy skorzystać z usługi cateringu, aby zapewnić naszym gościom lunch. Wszystkie wymienione czynniki sprawią, że zorganizowane przez Ciebie spotkanie przebiegnie w miłej i komfortowej atmosferze.
Zastanawiasz się nad wynajęciem kameralnej sali konferencyjnej na spotkanie biznesowe, skontaktuj się z nami:
https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
