Odbiór korespondencji to podstawowa usługa w ramach wynajmowania wirtualnego biura. Przesyłki są odbierane na bieżąco, a przedsiębiorcy od razu otrzymują powiadomienie. Korespondencję można odebrać każdego dnia w godzinach pracy wirtualnego biura. Możesz też skorzystać z usługi skanowania poczty, dzięki czemu będziesz od razu poinformowany o treści swojej korespondencji. Jak to wygląda w praktyce? Wyjaśniamy.
Jak działa wirtualne biuro?
Wirtualne biuro, nazywane też e-biurem to koncepcja, polegająca na wynajmowaniu adresu do rejestracji i korespondencji. Jednocześnie wirtualne biuro spełnia wszystkie warunki, jakie powinna spełniać typowa przestrzeń biurowa – jest umeblowane i odpowiednio wyposażone, pracują w nim odpowiednio wykwalifikowany personel. Fizyczna obecność przedsiębiorcy pod wirtualnym adresem nie jest konieczna, chociaż jak najbardziej możliwa, dzięki takim usługom, jak wynajem biurka w coworkingu czy rezerwacja sali konferencyjnej.
Przy wyborze wirtualnego biura warto zwrócić uwagę na jego lokalizację. To, gdzie znajduje się wirtualne biuro, ma znaczenie wizerunkowe i praktyczne. Rozpoznawalny adres, np. w centrum Warszawy, podnosi renomę firmy. Prestiżowa lokalizacja wiąże się też najczęściej z dogodnym dojazdem dla przedsiębiorcy i jego klientów.
Odbiór korespondencji w wirtualnym biurze
Podczas podpisywania umowy wirtualne biuro otrzymuje pełnomocnictwo do odbioru naszej korespondencji, w tym listów poleconych. Pracownicy wirtualnego biura odbierają listy i przesyłki dostarczone przez listonosza czy kuriera. Następnie niezwłocznie wysyłają powiadomienie do adresata. W ramach pakietów oferowanych w wirtualnym biurze Beyond Office (pakiety Business i Premium) można skorzystać z nielimitowanego skanowania poczty, dzięki czemu można od razu poznać treść listu i nie trzeba się spieszyć z jego odbiorem. Pracownicy skanują treść korespondencji i wysyłają ją na adres mailowy klienta.
Listy są bezpiecznie przechowywane w wirtualnym biurze, a przedsiębiorca może ją odebrać w dogodnym terminie. Jeśli nie może zrobić tego osobiście, upoważnia osobę trzecią, informując o tym pracowników biura. W przypadku spółek korespondencję może odebrać każdy z jej członków. Odbiór poczty w wirtualnym biurze, jej przechowywanie i przekazywanie odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów ochrony danych osobowych.
Kompleksowy pakiet usług w wirtualnym biurze
Wirtualne biuro to nowoczesne rozwiązanie, które odpowiada na wiele potrzeb współczesnych przedsiębiorców. Klienci mogą liczyć na profesjonalną obsługę korespondencji oraz szereg innych usług. Chęć do skorzystania z dodatkowych usług należy wyrazić podczas podpisywania umowy z wirtualnym biurem lub można wprowadzić późniejsze zmiany.
Usługą dodatkową, której nie może zabraknąć w wirtualnym biurze, jest rezerwacja sali konferencyjnej. Możliwość organizacji spotkania w siedzibie firmy jest niezbędna dla spółek, a także dla wielu osób samozatrudnionych. Ma to również znaczenie w kontekście przepisów prawa. Siedzibą spółki powinno być miejsce, w którym możliwe jest wykonywanie funkcji zarządczych.
Inne usługi, o które warto poszerzyć pakiet wykupowany w wirtualnym biurze to:
- pomoc w rejestracji spółki cywilnej, komandytowej, akcyjnej lub z ograniczoną odpowiedzialnością;
- obsługa księgowości;
- organizacja eventów firmowych.
Beyond Office to adres wirtualny i nowoczesne biuro serwisowane w samym sercu Warszawy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z nami: https://www.beyondoffice.pl/kontakt/
